Schatten-KI: Vom Aufklären und Abschalten

In diesem Satz steckt mehr Unternehmenswirklichkeit als in mancher Digitalstrategie. „Auf eigene Rechnung“ lässt sich dabei ziemlich wörtlich nehmen: Eine Person bezahlt ChatGPT, die nächste Claude, eine dritte nutzt eine kostenlose Anwendung und gibt dafür mitunter etwas Wertvolleres als Geld aus. Wer privat zwanzig oder fünfzig Euro monatlich investiert, verfügt plötzlich über bessere Arbeitsmittel als Kolleginnen und Kollegen, die das nicht können oder wollen, und subventioniert nebenbei die technische Ausstattung des eigenen Arbeitgebers. Das Unternehmen selbst hat weder entschieden, was es finanzieren will, noch geprüft, wohin seine Informationen fließen. Die Einführung Künstlicher Intelligenz hat die Belegschaft trotzdem längst übernommen.

Das Ausmaß bestätigt eine repräsentative Bitkom-Erhebung von Oktober 2025 unter 604 deutschen Unternehmen: 8 Prozent berichten von weit verbreiteter privater KI-Nutzung, in weiteren 17 Prozent gibt es Einzelfälle, und noch einmal 17 Prozent vermuten es, ohne es sicher zu wissen, zusammen 42 Prozent. Einen offiziellen Zugang zu generativer KI bietet dagegen erst gut ein Viertel der Unternehmen (1).

In einer Civey-Befragung im Auftrag von Microsoft unter Beschäftigten in Politik und Verwaltung auf Bundesebene gaben 45 Prozent an, nicht freigegebene Werkzeuge zu nutzen. International bringen laut Microsoft und LinkedIn 78 Prozent der KI-Nutzer ihre eigenen Werkzeuge zur Arbeit mit, ein Verhalten, das längst einen eigenen Namen trägt, Bring Your Own AI, bei kleineren Unternehmen sind es sogar 80 Prozent (2). Wer fragt, wie andere Firmen damit umgehen, ohne gleich alles zu verbieten, beschreibt den Normalzustand.

Andere Unternehmen vereinheitlichen dabei nicht zwingend jedes einzelne Werkzeug. Sie vereinheitlichen den Rahmen, in dem diese Werkzeuge genutzt werden: Unternehmenskonten, Verträge, Datenklassen, Zuständigkeiten und Abrechnung. Das ist die eigentliche Antwort auf die Ausgangsfrage, und sie ist klüger als der Ruf nach einer einzigen, für alle verbindlichen Lizenz.

Die erste Reaktion vieler Geschäftsführungen ist trotzdem das Verbot. Verständlich, obschon folgenlos, denn Schatten-KI ist selten bewusster Regelbruch. Sie ist meist eine gewöhnliche Reaktion des Gehirns auf Gewohnheit, Bequemlichkeitund den Wunsch nach schneller Belohnung. Wer eine Aufgabe mit einem Chatbot in drei Minuten erledigt statt in einer Stunde, gibt diese drei Minuten nicht kampflos wieder her, nur weil eine Richtlinie es verlangt. Ein Verbot lässt das Verhalten bestehen und löscht lediglich die Ehrlichkeit darüber, denn wer heimlich weiterarbeitet, verschwindet aus dem Blickfeld der eigenen Organisation.

Mit der Kontrolle über Daten geht auch der Zusammenhalt verloren. Nutzt jede Person ihr eigenes, unabgestimmtes Werkzeug, entstehen so viele kleine Wissensinseln wie Mitarbeitende, und in einem privaten Konto liegen neben den Daten auch Prompts, Arbeitsabläufe, erzeugte Dateien und die Historie ganzer Projekte. Verlässt eine Person das Unternehmen, kann niemand den Zugriff entziehen, Inhalte übergeben oder überhaupt nachvollziehen, was in diesem Konto liegt, ein Risiko, das im Alltag oft greifbarer ist als ein abstraktes Bußgeld. Schneller wird dabei jede Person für sich. Klüger wird die Organisation davon noch nicht.

Wer dem Problem beikommen will, dreht die Reihenfolge um: erst wissen, dann regeln. Am Anfang steht eine ehrliche, meist anonyme Bestandsaufnahme. Eine Befragung der Belegschaft selbst ersetzt die Vermutung der IT-Leitung, ergänzt um einen Blick in die Endpoint- und Geräteverwaltung, die oft mehr verrät, als die Umfrage allein zugibt.

Danach folgt, was sich aus der eingangs beschriebenen Logik ergibt: ein freigegebenes Standardwerkzeug für Alltagsaufgaben, ein schneller Prüfweg für begründete Spezialwerkzeuge, ausschließlich Unternehmenskonten für die dienstliche Nutzung, eine zentrale Abrechnung mit regelmäßiger Prüfung ungenutzter Lizenzen und eine Matrix aus Werkzeug, Anwendungsfall und zulässiger Datenklasse.

Genau diese Richtung empfiehlt auch die Datenschutzkonferenz: konkrete Zwecke festlegen, interne Weisungen dokumentieren, betriebliche Konten bereitstellen und Datenschutzbeauftragte sowie Beschäftigtenvertretungen einbinden (3). Wo eine Richtlinie das Verhalten von Beschäftigten technisch erfasst, greift ohnehin die Mitbestimmung nach Paragraf 87 Betriebsverfassungsgesetz, der Betriebsrat sitzt also mit am Tisch. Den letzten Baustein bildet eine dauerhafte Zuständigkeit, denn neue Werkzeuge erscheinen wöchentlich, während Genehmigungsprozesse, die Monate brauchen, strukturell zu spät kommen. Ein einmal verabschiedetes Dokument reicht dafür nicht. Schulung gehört selbstverständlich dazu: Wer nicht versteht, warum eine Regel existiert, hält sie nicht ein, sobald der Zeitdruck zurückkehrt.

Der Gesetzgeber bewegt sich dabei vorsichtiger, als mancher Ratgeber suggeriert. Artikel 4 der KI-Verordnung verpflichtet Anbieter und Betreiber seit Februar 2025 zu Maßnahmen, welche die KI-Kompetenz ihres Personals fördern sollen, seit einer Änderung im Juli 2026 aber ausdrücklich ohne ein garantiertes Kompetenzniveau jeder einzelnen Person zu verlangen (4). Seit dem 2. August 2026 gelten zudem gezielte Kennzeichnungspflichten, etwa für Chatbots, Deepfakes, Emotionserkennung, biometrische Kategorisierung und bestimmte redaktionell unbearbeitete KI-Texte von öffentlichem Interesse, eine interne Aktennotiz fällt darunter für gewöhnlich nicht (5).

Die strengeren Pflichten für Hochrisikosysteme wurden gestaffelt verschoben, für eigenständige Systeme nach Anhang III auf Dezember 2027, für produktbezogene Systeme nach Anhang I auf August 2028 (6). Unkenntnis schafft dabei allerdings keine Kontrolle zurück. Das Unternehmen bleibt dafür verantwortlich, seine eigenen Datenverarbeitungen, Arbeitsmittel und organisatorischen Maßnahmen rechtmäßig zu gestalten, auch wenn der ursprüngliche Impuls von einzelnen Beschäftigten ausging.

Der Teil der Frage, der in den meisten Ratgebern zu kurz kommt, ist der wirtschaftliche. Wo keine zentrale Lösung existiert, zahlt am Ende jeder für sich, eine Person das eine Abo, die nächste ein anderes, eine dritte weicht auf die kostenlose Version aus. Bei privaten Konten der großen Anbieter ist die Nutzung für das Training inzwischen die Voreinstellung, wer nicht aktiv widerspricht, liefert Daten mit, Geschäftskonten schließen das dagegen meist standardmäßig aus. Was am Monatsende wie eine Ersparnis aussieht, ist deshalb in Wahrheit eine verstreute Ausgabe, gegen die sich kein Nutzen kalkulieren lässt, weil niemand die Summe kennt, und ein Datenrisiko, das ebenfalls niemand kalkuliert hat.

Ein gebündelter Geschäftszugang kostet dagegen etwas, das sich beziffern lässt: Ein verbreiteter Business-Tarif liegt derzeit bei 20 bis 25 Dollar pro Platz und Monat, zentral abgerechnet statt zehnmal einzeln bezahlt. Was das im Ernstfall aufwiegt, zeigt eine andere Zahl: Organisationen mit hohem Schatten-KI-Anteil verzeichneten bei einer Datenpanne im Schnitt 670.000 US-Dollar höhere Kosten als solche mit geringem oder keinem (7).

Die eigentliche Pointe der Frage, mit der dieser Text begonnen hat, liegt genau in dieser Verdopplung. Wer keinen Überblick über die Kosten hat, hat meist auch keinen über die Daten, denn beide Unbekannten entstehen aus derselben Lücke. Die Antwort darauf ist selten kompliziert, sie beginnt mit einer einzigen, ehrlichen Frage an die eigene Belegschaft.