Mit Horkheimer im Großraumbüro

Max Horkheimer ist 1973 gestorben und hat nie eine Mitgliederliste doppelt gepflegt. Er musste keine Excel-Tabelle neben dem CRM führen, weil das CRM ein bestimmtes Feld nicht kannte, und er hat nie eine Veranstaltung dreimal angelegt: einmal im Kalender, einmal auf der Website, einmal im Newsletter-Werkzeug. Das Problem hinter diesen Ritualen hat er trotzdem beschrieben, und zwar bereits 1947.

In seiner Kritik der instrumentellen Vernunft (1) unterscheidet Horkheimer zwei Arten des Denkens. Die objektive Vernunft fragt nach Zwecken: Was ist ein sinnvolles Ziel, eine gute Ordnung, ein gelungenes Leben? Die subjektive, instrumentelle Vernunft fragt nur noch nach Mitteln: Wie erreiche ich möglichst effizient, was auch immer gerade verlangt wird? Horkheimers Diagnose lautete, dass die zweite Form die erste verdrängt hat. Das Denken schrumpft zum Apparat, der Wege optimiert, ohne die Ziele noch zu prüfen.

Man könnte einwenden, ein Büro sei kein Ort für Zweckdebatten; dort werde gearbeitet, und Effizienz sei dafür kein schlechtes Kriterium. Der Einwand übersieht, wie weit viele Organisationen selbst von dieser bescheidenen Messlatte entfernt sind. Die instrumentelle Vernunft wäre ja immerhin effizient. Was in vielen Büros stattdessen herrscht, ist ein dritter Zustand: Prozesse, die weder einem geprüften Zweck dienen noch als Mittel taugen. Die Adresse wird im System geändert und in der Excel-Liste vergessen. Anmeldungen zur Jahrestagung laufen per E-Mail ein, werden von Hand in eine Tabelle übertragen, von der Tabelle in die Teilnehmerliste, von der Teilnehmerliste in die Rechnungssoftware. Niemand hat diesen Ablauf entworfen. Er ist entstanden, weil jeder Schritt aus spontaner Notwendigkeit hinzugefügt wurde und kein Werkzeug mit dem anderen spricht.

Wie viel das kostet, lässt sich messen. Eine 2022 im Harvard Business Review veröffentlichte Studie begleitete 137 Beschäftigte in drei Fortune-500-Unternehmen und zählte rund 1.200 Wechsel zwischen Anwendungen und Websites pro Person und Tag (2). Knapp vier Stunden pro Woche vergehen allein damit, sich nach jedem Wechsel neu zu orientieren: etwa neun Prozent der Arbeitszeit, aufs Jahr gerechnet fünf volle Arbeitswochen. Die Mittel haben sich verselbständigt. Der Mensch passt seine Arbeit der Software an, obschon es einmal umgekehrt gedacht war.

Solche Reibungsverluste konnte man sich lange leisten, weil Personal die Lücken füllte. Diese Reserve schmilzt. Nach Berechnungen des Statistischen Bundesamts werden bis 2040 rund 13,3 Millionen Erwerbspersonen das gesetzliche Rentenalter überschritten haben, 30 Prozent aller Erwerbspersonen, die dem Arbeitsmarkt heute zur Verfügung stehen; die jüngeren Jahrgänge können diese Lücke zahlenmäßig nicht schließen (3). Die fünf verlorenen Arbeitswochen pro Kopf und Jahr wird künftig niemand mehr durch Neueinstellungen ausgleichen. Produktivität muss aus den Prozessen selbst kommen. Und dort liegt sie auch, nicht als ehrgeiziges Optimierungsprogramm, sondern als schlichtes Aufräumen: Doppelpflege beenden, Medienbrüche schließen, Werkzeuge auf die eigenen Prozesse abstimmen.

Die naheliegende Reaktion ist der Kauf von Standardsoftware. Sie verspricht erprobte Prozesse, tatsächlich verlangt sie Anpassung in der falschen Richtung: Die Organisation richtet sich nach dem Produkt. Was Hersteller als Best Practices bezeichnen, ist häufig der Durchschnitt fremder Organisationen, zur Norm geronnen. Wer besondere Abläufe hat, und Verbände haben fast immer besondere Abläufe, Gremien, Beitragsordnungen, Delegiertenlogiken, arbeitet fortan gegen das eigene Werkzeug. Genau so behauptet sich die Excel-Liste neben dem System: als praktische Alternative zu unzureichend angepasster Software.

Die Gegenbewegung ist die Individualentwicklung von null an. Sie denkt immerhin in der richtigen Reihenfolge, erst der Zweck, dann das Mittel. Und sie ist erschwinglicher geworden; wie wir in Make or buy, neu gerechnet nachgezeichnet haben. Der Start bei null bleibt dennoch der teuerste und langsamste Weg: Wer die Mitgliederverwaltung neu erfindet, bezahlt für Probleme, die längst gelöst sind.

Dazwischen liegt der Weg, den wir selbst höchst absichtsvoll gehen: Entwicklung auf einer Plattform. Der Gedanke dahinter ist einfach. Viele Features, die eine Anwendung braucht, werden in allen Anwendungen benötigt: Benutzerkonten, Rechteverwaltung, Oberflächen, Formulare, Suche. Diese Dinge muss niemand ein weiteres Mal erfinden; sie liegen als bewährtes Fundament bereit.

Für Verbände und Fachgesellschaften kommt die Fachlichkeit hinzu: Mitgliederverwaltung, Stellenbörse, geschützte Bereiche für Arbeitsgemeinschaften, Newsletter, Veranstaltungsplanung und Kongressorganisation sind als Module vorhanden und aufeinander abgestimmt. Individuell entwickelt oder angepasst wird nur dort, wo die Organisation tatsächlich individuell ist: bei der Beitragslogik, den Freigabewegen, den Gremienstrukturen. Kurzum: Die Adresse wird einmal geändert und stimmt danach überall.

Das ist letztlich die Wiederherstellung des Verhältnisses, das Horkheimer vermisste: Erst wird gefragt, wozu eine Organisation existiert und welche Prozesse daraus folgen; dann wird das Werkzeug so eingerichtet, dass es ihnen dient. Vernunft beginnt bei der Frage nach dem Wozu.

Unsere Plattform atomic ist aus genau dieser Überlegung entstanden. Sie bringt die Module mit, die Verbände und Fachgesellschaften brauchen, von der Mitgliederverwaltung über Stellenbörse und Foren für Arbeitsgemeinschaften bis zur Kongressplanung, und wird für jede Organisation an deren eigene Prozesse angepasst. Das rechnet sich, weil ein gepflegtes und stetig weiterentwickeltes Framework die Basis für individuelle Lösungen bildet.